Klíčové zúčastněné strany, role a odpovědnosti na projektu

Jedním z principů projektového řízení říká, že musí být jasné role a odpovědnosti. Role jsou o vztahovém chování: jak interagujete s ostatními. Například pokud jste číšník v restauraci, je vaší rolí zajistit, aby stolující měli hezký zážitek. Odpovědnosti jsou o tom, co děláte, jako součást vaší práce. Jestli jste číšník v restauraci, vaše odpovědnosti zahrnují přijímání objednávek, servírování jídla atd.

Článek pokrývá role a odpovědnosti klíčových zúčastněných stran, které jsou součástí každého projektu. Pokud jsou na projektu i jiné zúčastněné strany, je třeba jasně definovat také jejich role a odpovědnosti.

1. Sponzor projektu (Executive)

Role

• vlastní projekt a je jeho „vlajkonošem“
• vlastní business case (zejména očekávané přínosy) a je zodpovědný za to, aby byl projekt stále životaschopný
• podporuje autoritu Projektového manažera
• tato role může být kombinována s rolí Hlavního vlastníka produktu a/nebo Hlavního dodavatele
• aby byly jasné role a odpovědnosti, na každém projektu je jen jeden Sponzor projektu

Odpovědnosti

• předsedá Řídícímu výboru projektu
• poskytuje zpětnou vazbu Projektovému manažerovi (PM) ohledně jeho výkonu
• poskytuje informace o změnách podnikové strategie či externích událostech, které by mohly ovlivnit projekt
• poskytuje včasná rozhodnutí
• má oprávnění utrácet na projekt peníze a stráží hodnotu za tyto peníze
• je finálním rozhodčím a eskalačním bodem pro všechny issues projektu, které přesahují pravomoc Projektového manažera

2. Hlavní vlastník produktu (Senior Product Owner/ Senior User)

Role

• tato role může být kombinovaná s rolí Sponzora projektu a, pokud je Hlavní dodavatel interní, i s Hlavním dodavatelem
• pokud je více Hlavních vlastníků produktu:

musí být jasné, kdo je zodpovědný za jaký produkt a přínosy
jeden může být nominován jako „Chief Product Owner“

Odpovědnosti

• definuje koncový produkt projektu a hlavní dodávky včetně požadavků na ně i akceptačních kritérií a akceptuje je vůči těmto kritériím
• definuje přínosy projektu
• posuzuje požadavky na změnu z hlediska přínosů
• je zodpovědný za dosažení přínosů projektu používáním produktů projektu po jejich akceptaci
• je aktivním členem Řídícího výboru projektu

3. Hlavní dodavatel

Role

• je podřízen Sponzorovi projektu
• pokud je Hlavní dodavatel interní, pak může být tato role kombinována s rolemi Sponzora projektu a Hlavního vlastníka produktu
• pokud je více Hlavních dodavatelů, musí být jasné, kdo je zodpovědný za které produkty a zdroje

Odpovědnosti

• poskytuje lidské a jiné zdroje potřebné pro dodání produktů projektu
• potvrzuje, jestli jsou produkty a jejich změny proveditelné tak, jak je požadováno a v případě potřeby navrhuje změny požadavků nebo způsob, jakým mají být produkty vytvořené
• je aktivním členem Řídícího výboru projektu

4. Projektový manažer (PM)

Role

• je podřízen Sponzorovi projektu
• aby byly jasné role a odpovědnosti, na jednom projektu má být jen jeden Projektový manažer

Odpovědnosti

• plánuje projekt rámcově a poté podrobněji v plánech fází
• řídí projekt na každodenní bázi jménem Sponzora projektu
• koordinuje tvorbu a přispívá do plánů a strategií projektu
• pokud je více Vedoucích týmů, ujišťuje se, že je jasné, kdo je odpovědný za které produkty a balíky práce
• udržuje projekt „ve správném směru“ v souladu s plány, strategiemi a řídí změny vůči nim
• průběžně přehodnocuje business case a dle potřeby eskaluje na Sponzora projektu

5. Vedoucí týmu (nepovinný)

Role

• je podřízen Projektovému manažerovi
• vede lidi, kteří vytváří produkty.

Odpovědnosti

• přijímá zadání práce (často zvané “balíky práce”) od Projektového manažera
• plánuje práci svého týmu a sleduje progres týmu vůči tomuto plánu
• ujišťuje se, že zadání se realizují tak, jak bylo dohodnuto s Projektovým manažerem

6. Administrátor projektu (nepovinný)

Role

• je podřízen Projektovému manažerovi

Odpovědnosti

• poskytuje Projektovému manažerovi a Vedoucímu týmu administrativní podporu (například aktualizuje časový harmonogram, udržuje aktuální projektovou dokumentaci)
• pokud je více administrátorů projektu, musí být jasné, kdo je zodpovědný za jaké úkoly a jaké má funkce.

7. Subject Matter Expert – odborník na obsah

Role

• v závislosti od své funkce může být podřízen Vedoucímu týmu, Projektovému manažerovi nebo členovi Řídícího výboru projektu
• je expertem na obsah projektu a/ nebo standardy, které má projekt dodržovat
• může mít jednu nebo více funkcí, kupř.:

poradní – radí Projektovému manažerovi, Vedoucím týmů nebo členům Řídícího výboru projektu (PSC) v odborných záležitostech
dohled – jménem členů Řídícího výboru projektu potvrzuje, jestli je projekt řízen a produkty jsou vyráběny v souladu s relevantními standardy a odsouhlasenými základnami, jakýkoliv nesoulad hlásí členovi PSC, pro kterého pracují

Na projektu může být a pravděpodobně bude zapotřebí více Subject Matter Expertů.

Odpovědnosti

• pokud má Subject Matter Expert více funkcí, je nutné zajistit, aby nedošlo ke konfliktu zájmů – za to je zodpovědný Projektový manažer, který v případě potřeby eskaluje na Sponzora projektu.