Principy dobrého projektového řízení

Princip je "základní pravda nebo návrh sloužící jako základ pro systém nebo přesvědčení nebo chování nebo návrh sloužící jako základ pro řetězec uvažování".
Principy dobrého projektového řízení, které najdete i v našem e-booku Průvodce řízením projektů, jsou základy, na kterých je postavena praxe dobrého řízení projektů. Dodržování těchto principů je nutnou podmínkou projektového řízení.
Úspěšné projektové řízení je předpokladem toho, že sponzoři, klienti a zákazníci získají z projektových výstupů hodnotu.

1. Používejte projektové řízení na řízení projektů.

Abyste dosáhli maximální prospěch, používejte správné techniky a nástroje na správný účel. Například můžete použít rukojeť šroubováku na přibití hřebíku, ale určitě je lepší použít kladivo.
Použitelnost některých nástrojů a technik projektového řízení mimo projektového kontextu neznamená, že projektový management je použitelný vždy a všude. I naopak to, že si projektový management hojně "půjčuje" ze všeobecného managementu, neznamená, že samotné obecné manažerské znalosti a dovednosti budou dostačující pro úspěšné řízení projektu.

2. Projekt je zde, aby dodal produkty.

Od každého projektu se očekává, že dodá užitečný produkt organizaci, která ho financuje. Může jít o fyzický produkt, dokument, službu nebo výsledek (result). Procesy, nástroje, techniky atd. jsou jen prostředky k dosažení toho cíle. To znamená, že zajišťují, aby projekt dodal produkty, které má dodat, a to v požadovaném rozsahu, kvalitě, na čas, ve stanoveném rozpočtu, s riziky pod kontrolou a aby jím dodané produkty byly způsobilé k dosažení požadovaných přínosů z používání těchto produktů.

Počítá se výsledek (result). Procesy, nástroje a techniky by nám měly pomoci dostat se k tomuto výsledku co nejefektivněji a nejhospodárněji. Projekt však neděláme proto, abychom použili procesy, nástroje a techniky. Nemají se stát smyslem projektu ani stát v cestě dodávání produktů - samozřejmě, pokud budeme dodržovat právní předpisy a chovat se eticky.

3. Každý projekt má mít zdůvodnění (business case).

Při prvním projednání se mnohé návrhy projektů zdají být skvělými nápady. Tím, že věnujeme čas vytvoření business casu, který jasně popisuje zdůvodnění projektu, ujistíme se, že neplýtváme zdroji na projektové nápady, které při důkladném posouzení neprokáží, že stojí za to.
Proto nemá žádný projekt začít bez business casu. Žádný business case = žádný projekt. Životaschopný business case je takový, ve kterém očekávané přínosy jasně převáží očekávané náklady, rizika a negativní přínosy. Jde většinou o odhady, které mohou být hmatatelné nebo nehmatatelné.
Pro potvrzování neustálé životaschopnosti projektu je třeba během celého životního cyklu projektu business case průběžně vyhodnocovat. Pokud business case ztratí životaschopnost, je nutné projekt přehodnotit, aby opět získal životaschopný business case nebo jej ukončit.
Sponzor projektu vlastní business case a je zodpovědný za opodstatněnost projektu.
Projektový manažer je zodpovědný za každodenní řízení business casu, například za vyhodnocování dopadu potenciálních změn, jiných issues a rizik na business case i za přijímání následných opatření podle potřeby.

4. Projekt musí být řádně autorizovaný, aby byl úspěšný.

Projekt bez řádné autorizace pravděpodobně nezíská zdroje potřebné pro dodání očekávaných výstupů. Projekt bez řádné autorizace bude plýtvat časem a energií na získání zdrojů, které potřebuje.
Proto musí být každý projekt formálně autorizovaný úrovní managementu odpovídající zdrojovým potřebám projektu. Čím větší potřeby, tím vyšší úroveň v organizaci, která má projekt autorizovat. Zdroje zahrnují hmotné věci jako finance, lidi, vybavení i materiál a také nehmotné věci jako pozornost a podporu managementu.

5. Mějte jasné role a odpovědnosti.

Všichni členové řídícího týmu projektu a ostatní relevantní zúčastněné strany musí mít jasně definované role a odpovědnosti, aby mohli jednat efektivně a hospodárně.
Členové řídícího týmu projektu musí znát své odpovědnosti i odpovědnosti dalších důležitých zúčastněných stran, být s nimi srozuměni a provádět je podle svých nejlepších schopností.
Úkolem Projektového manažera je zajistit to. Úkolem Sponzora projektu je podporovat (champion) to a jít příkladem.
Například Sponzor projektu (nebo jiní členové řídícího výboru projektu, pokud jsou) má zajistit adekvátní zdroje. Projektový manažer je zodpovědný za (a) upozornění na dopad obdržení neadekvátních zdrojů nebo (b) identifikaci alternativních postupů, které mohou být možné s menšími zdroji.

6. Umožněte lidem jednat v rámci definovaných hranic.

Ujistěte se, že lidé mají na projektu na jedné straně dostatek svobody na výkon přidělené práci podle svých nejlepších schopností a na straně druhé přesně vědí, kdy musí eskalovat. Také zajistěte, aby byly eskalační cesty jasně definované a funkční. Vyhněte se mikromanagementu.
Tímto způsobem zajistíte efektivní využití dovedností, schopností a znalostí lidí pracujících na projektu.

7. Mějte plán a buďte připraveni jej měnit - řízeně.

Potřebujete plán, abyste věděli kdy, kým a kolik věcí musí být pořízených na projektu, abyste mohli ovládat progres projektu vůči tomuto plánu. Na druhou stranu je změna na projektu nezbytná a neřízené změny jsou jedním z největších ničitele projektů.
Proto každý projekt potřebuje plán na zajištění účinného využívání zdrojů a zajištění směrování tam, kam chcete jít. Plán musí být dostatečně zdokumentován, distribuovaný příslušným zúčastněným stranám a musí zahrnovat:

• rozsah, harmonogram, náklady a odpovědnosti stanoveny na vhodné úrovni podrobností podle velikosti, složitosti (komplexnosti), fáze projektu a použitého životního cyklu dodávání produktů (např. agilní vs. Vodopádové přístupy),
• kritéria úspěchu definující, jak bude projekt posuzován a hodnocen,
• definovaný proces pro zacházení s nejistotou v definování rozsahu projektu a produktů a se změnami plánu. I tehdy, když používáte agilní přístupy, které vítají změny, je stále nutné změny ovládat, aby byly prospěšné.

Od chvíle, kdy máte plán, ho používejte na vyhodnocování výkonu projektu vůči němu. Plán je nutné udržovat a odpovídajícím způsobem aktualizovat v reakci na měnící se podmínky. To zahrnuje podle potřeby změny plánu, abychom byli schopni na změny adekvátně odpovědět. Takové změny musí být řízeny.
Vyhodnocování progresu musí být dostatečně časté, abychom se ujistili, že projekt pokračuje v souladu s plánem a v konečném důsledku dosáhne svůj účel.

8. Plánujte postupně a řiďte po fázích.

Klíčovým prvkem projektů je nejistota. Projekt je něco, co jsme ještě nikdy předtím nedělali (ačkoliv jsme již mohli dělat něco podobného). Proto by snaha naplánovat vše předem vedla k příliš mnoha předělávkám v průběhu projektu. Raději tedy plánujte postupně: začněte rámcovým plánováním.

Rozdělte váš projekt na řiditelné části - fáze, balíky práce, v případě potřeby i releasy nebo iterace. Podle potřeby postupně vytvářejte plány nižších úrovní v závislosti na progresu projektu, získaných ponaučení atd.

Když se blíží konec fáze, vyhodnoťte ji a podle výsledků a zkušeností z ní naplánujte další fázi. Můžete mít tolik fází, kolik chcete, ale nejméně dvě (protože mít jen jednu by znamenalo, že musíte naplánovat celý projekt podrobně dopředu, což není dobrý nápad - tedy pokud se nejedná o velmi malý a jednoduchý projekt).

9. Stále se učte.

Učení se ze zkušeností ostatních umožňuje využít dobrou/ nejlepší praxe a vyhnout se opakování stejných chyb. Shromažďování nových ponaučení pomáhá vaší organizaci neustále se zlepšovat.
Proto sbírejte a využívejte relevantní ponaučení z jiných projektů a běžného provozu. Také zachycujte zkušenosti, které získáváte, učte se z nich a předávejte je tím ve vaší společnosti, pro které mohou být přínosné.
To také znamená, že je třeba, abyste ve vaší společnosti měli úložiště ponaučení dostupné pro všechny, kteří se podílejí na řízení projektů. Toto úložiště je nutné průběžně aktualizovat o nové ponaučení. Úložiště musí mít jasného vlastníka, který se o něj bude starat.

10. Přijímejte, přizpůsobujte a adaptujte.

Každý projekt je jedinečný. To musí odrážet způsob, jakým je projekt řízený, aby zajistil efektivní využití zdrojů, úsilí atd.
Proto efektivně využívejte dostupnou nejlepší i dobrou praxi projektového řízení. Přijímejte nejlepší/ správnou praxi, přizpůsobujte váš přístup k řízení projektů a adaptujte ho potřebám vašeho projektu. Procesy, metody, nástroje, techniky atd. používané pro řízení projektů musí odrážet jejich velikost, komplexnost atd.

Další užitečné informace pro úspěšné řízení projektů najdete v našem bezplatném eBooku Průvodce řízením projektů.